Konijnen, olifanten en kikkers: de jacht is geopend.

Time management goeroes blijken vaak dierenliefhebbers te zijn. In hun vergelijking met onze taken en agendabeheer verwijzen ze naar konijnen, olifanten en kikkers. Maar waarvoor staan die dieren en het belangrijkste van al: wat moet jij ermee?


Thomas Boone Pickens, Mark Twain, Brain Tracy of dichter bij huis Elke Geeraerts en Ann De Bisschop, ze haalden hun mosterd in de dierentuin toen ze ons probeerden duidelijk te maken hoe een productieve werkdag eruit hoort te zien. Druk bezig zijn, staat gelijk aan productiviteit. Goed als je 's avonds met een moe en voldaan gevoel de werkdag wil afronden maar verder geen garantie op progressie of succes. Het is pas met efficiëntie en effectiviteit dat je jezelf op de borst kan kloppen en er zeker van mag zijn dat de zaken vooruit gaan. Efficiënt werken betekent dat je doelgericht en met een optimale tijdsbesteding het beste resultaat behaalt. Op korte tijd veel werk verrichten dus. Effectief is het wanneer je resultaatgericht met relevante dingen bezig bent op dat moment waardoor je doelen behaalt en belangrijke taken kan afvinken. Op het juiste moment het noodzakelijke werk verrichten dus.


Druk bezig zijn, staat gelijk aan productiviteit. Goed als je 's avonds met een moe en voldaan gevoel de werkdag wil afronden maar verder geen garantie op vooruitgang of succes.


Niet altijd evident om het verschil te zien maar als je succes wil behalen, is het wel cruciaal dat je voor jezelf dit onderscheid kan maken. Enter de To Do-lijstjes. De ene doet het op papier, de andere in een spreadsheet en de tech savvy business owners duiken in apps zoals Notion of Trello. Elk hebben ze hun nut en elke manier heeft ook zijn valkuil. Of maakte jij nooit eerder een lijstje met welke lijstjes je nog moet afwerken? Of verloor je jezelf in het opstellen van de lijsten, met handige kolommen en plezante kleurtjes terwijl je die tijd beter had gestoken in het daadwerkelijk afwerken van een aantal van je actiepunten? No shame, we've all been there. Dat is dus het moment waarop we jacht maken op het verkeerde dier. Je kan er wel mee lachen maar ik daag je uit om je zoölogische bedrijfskennis bij te schaven want dit zal echt een impact hebben op je bedrijfsvoering. Ik pak ze bij hun oren en zet ze even op een rijtje, van groot naar klein.


1. Olifanten

Dit zijn de taken die een invloed hebben op de functionering en toekomst van je onderneming. Het gaat over een strategische beslissing die genomen moet worden, een tactische knoop die je moet doorhakken, een change proces dat in gang gestoken moet worden. Olifanten zijn grote, lange termijn onderwerpen die je vanuit je rol als zaakvoerder neemt. Het kan lijken alsof één olifant tacklen veel tijd en energie vergt. Soms is dat het geval maar evenzeer kan het gaan over een kortstondig moment van focus en daadkracht waarna bepaalde aspecten van je bedrijf in een stroomversnelling of net in een rustfase komen. Niets om bang van te zijn en zeker niets om uit te stellen.


2. Konijnen

Konijnen vormen de waan van de dag: e-mails, meetings, telefoontjes, notificaties van je voorkeurskrant, je kind dat aan je home desk komt staan zeuren, je administratie,... Alles wat je afleidt van je kernactiviteiten. Konijnen hoppen voortdurend tussen je taken door waardoor je focus verliest en in een start-stop ritme werkt. Shocker: dat lijkt productief maar is alles behalve efficiënt. Wanneer je concentratie verstoord wordt door een konijn, duurt het gemiddeld 25 minuten om opnieuw met je volledige aandacht bij je eerste taak te zijn. Die voortdurende start-stop maakt het bovendien lastig om informatie te verwerken. Je leest de mail die binnen pingt en moet er later opnieuw naar terug grijpen omdat je niet alles hebt gecapteerd of omdat je nog niet kan of wil antwoorden. Een start-stop werkdag leidt tot meer stress en een gevoel van controle-verlies.


3. Kikkers

Kikkers zijn alle items op je To Do lijst. Eat your biggest frog in the morning, wordt er gezegd. Begin de dag met je meest vervelende To Do. Waarschijnlijk is dit de To Do die aan het einde van de dag het vaakst verschuift naar de 'doe ik morgen wel-lijst'. En dan naar overmorgen en nog eens en uiteindelijk ben je er een maand later nog niet aan begonnen maar spookt het intussen wel al een maand door je hoofd. Kies voor de korte pijn en lang plezier: get it over with! De kans is groot dat je deze kikker voortdurend voor je uitschuift omdat die net van belang is. Je bent bang om eraan te beginnen uit angst om te falen. Wat als je klaar bent met dat project en het is geen succes? Uitstelgedrag komt niet enkel uit faalangst maar kan ook voortkomen uit angst voor succes. Wat als het een hit wordt, kan ik dat wel aan?


Je meest vervelende To Do verschuift waarschijnlijk voortdurend naar de 'doe ik morgen wel-lijst'. Uiteindelijk ben je er een maand later nog niet aan begonnen maar spookt het intussen wel al die tijd door je hoofd. Kies voor de korte pijn en lang plezier: get it over with!

4. Muggen

Naar mijn gevoel, is de beestenboel niet compleet dus ik voeg er graag zelf nog eentje aan toe. Wat ik mis in de huidige time management zoo, zijn de muggen. Die kunnen heel vervelend rond je hoofd blijven zoemen als je er niets aan doet. Een mug bijt maar is makkelijk plat te slaan. Je kan pas effectief te werk gaan, als je je takenlijst hebt uitgesplitst in concrete, behapbare onderdelen. Het heeft geen zin om 'Meer sales' op je To Do te zetten. Zo wordt het een beangstigend dikke kikker. Mindmap daarom de kikkers en maak er muggen van. De 'Meer sales' kikker wordt dan:

  • overzicht top 5 klanten vorig jaar maken

  • overzicht 20 look-a-like prospecten maken

  • contactgegevens van alle look-a-like prospecten verzamelen

  • mail opstellen en verzenden naar alle look-a-like prospecten

  • enz.


Welke naam je het beest ook geeft, dit gaat over veel meer dan time management. Dit gaat over focus management. Niet enkel je tijd verstandig indelen maar vooral je aandacht en energie slim inzetten. Wat voor mij goed werkt, is het volgende:


  • Mijn proactiviteitssandwich: ik begin de ochtend met een proactieve taak (bijv. blogtekst schrijven) vooraleer ik me stort in reactieve taken (zoals mails beantwoorden).

  • E-mail notificaties staan uitgeschakeld. Ik laat mezelf toe om op vooraf bepaalde momenten in de dag mijn mailbox te checken. Bijvoorbeeld zodra ik deze taak afvink, check ik mijn mailbox.

  • Taken die me weinig energie geven maar wel noodzakelijk zijn, voer ik uit tijdens mijn minst energetische uren. Voor mij is dat rond 15u of op vrijdag namiddag.


Eind januari lanceer ik een concreet en praktijkgericht werkboek rond focus management en efficiënt werken. Wil je zelf aan de slag gaan met mijn methodes voor productiviteit, focus, organisatiestructuur en sales? Schrijf je dan nu al in op de wachtlijst. Waarom?


  • Korte pijn, lang plezier! Remember? Je weet dat er verbetering mogelijk is in je bedrijf, dus stel niet uit maar jaag op die olifant! In de cursus geef ik mee wat jouw kikkers en muggen zijn en hoe je die kan opeten zonder maagpijn of uitstelgedrag.

  • Korting natuurlijk! Normaal kost het werkboek €57. Wie op de wachtlijst staat, krijgt als eerste toegang en betaalt slechts 37-!



29 weergaven0 opmerkingen

Recente blogposts

Alles weergeven